Systemwiederherstellung

19. August 2009

Ich bin im doppelten Wortsinn nicht arbeitsfähig.

Eine kleine OP am Montag zwingt mich zu häufigen Ruhepausen, und mein Schreibtisch ist ein Müllhaufen.

Nun, nicht direkt Müll, aber Arbeitsunterlagen, Quittungen, Projektmaterialien, Telefonnotizen, Arbeitszeitbögen und jede Menge anderes Papier aus den letzten 12 Monaten (!) stapelt sich in der Inbox und auf dem Schreibtisch und wuchert in das benachbaret Regal hinüber.

Chaos auf dem Schreibtisch

So macht Arbeit nicht nur keinen Spaß sondern kann auch wirklich nicht effektiv funktionieren. Deshalb wird es Zeit, DAS SYSTEM wiederherzustellen.

DAS SYSTEM besteht aus aus einem „analogen“ und einem „digitalem“ Teil. Digital laufen z.B. Projektplanung, To-Do-Listen, Buchhaltung, Terminplanung usw. Zum analogen Teil gehören:

  1. Farbige Mappen und Ordner für laufende Projekte – je eine Mappe für ein Projekt bzw. einen Kunden
  2. Eine Mappe mit Unterlagen zur Arbeitsorganisation – Bogen zur täglichen Projektplanung, Arbeitszeiterfassung etc.
  3. Eine Inbox, in die im Laufe des Tages neue Papiere wandern, die weiter bearbeitet werden müssen – z.B. Telefonnotizen, die in das CRM-System übertragen werden müssen, Posteingang, Finanzbelege u.ä.
  4. Mehrere Aktenordner, in denen Unterlagen zu abgeschlossenen Projekten archiviert sind.

Soviel zur Theorie. In der Praxis sieht es so aus, dass ich Projektunterlagen aus den letzten Monaten nicht abgelegt sondern in der Inbox gesammelt habe, dass Gesprächsnotizen unauffindbar sind und ich des öfteren am Telefon improvisieren muss, und dass ich immer häufiger in Papierstapeln nach der einen CD oder dem Blatt mit Spezifikationen wühlen muss.

Schritt 1: Platz schaffen

Jedem Ding seinen Ort, das gilt natürlich besonders da, wo effektives Arbeiten gefragt ist.

Darum wird als erstes das Aktenregal so umgeräumt, dass

  • drei Stehsammler für Projektmappen in Griffhöhe nebeneinander stehen können
  • alle Aktenordner mit archivierten Projektunterlagen nebeneinander Platz finden
  • alle Bücher zusammenstehen und nicht über mehrere Fächer verteilt
  • wichtige Unterlagen in Griffhöhe stehen

Dieser Teil ist innerhalb von 15 Minuten erledigt; bei der Gelegenheit wandern auch gleich ein paar alte Bücher auf den e-Bay-Stapel.

Bei der Durchsicht fällt auf, dass zwei Ordner ausgemistet und fünf Ordner reorganisiert werden müssen. Da es sich hier um Sachen handelt, an die ich nicht oft ran muss, hat das Zeit und kommt als „Someday“-Task auf die To-Do-Liste.

Schritt 2: Material bereitstellen

Zwei leere Stehsammler sind beschafft, ebenso leere Mappen und Ordner. Es kann losgehen!

Schritt 3: Vorhandenes sichten

Ich betrachte die rudimentären Reste DES SYSTEMS: einen Stehsammler mit diversen Mappen zu aktuellen und längst vergessenen Projekten. Mappe für Mappe wird nun herausgenommen, mit dem Kunden- bzw. Projektnamen beschriftet (mit Bleistift, damit ich die Mappe mehrfach verwenden kann) und sortiert: Abgeschlossene Projekte kommen auf einen Haufen und wandern später in einen Archiv-Ordner. Die anderen Mappen kommen auf einen von drei Stapeln: Laufende Projekte, an denen ich momentan arbeite (LAUFEND), Kunden, die zwar ihr Interesse und ihre Bereitschaft zur Zusammenarbeit bekundet haben, sich aber aus internen Gründen noch nicht zum konkreten Auftrag durchringen konnten (PENDING), und meine eigenen Projekte und Projektideen (EIGENE).

Damit sind die drei Stehsammler „eingeweiht“.

Während der Arbeit tauchen folgende Erkenntnisse auf:

  1. Ich muss ein CD-Archiv für Kunden anlegen. CDs fliegen entweder lose in der gegen herum oder machen die Projektmappen unnötig dick (zu manchen Projekten gehören bspw. mehrere CDs mit Fotos).
    Kommt auf die To-Do-Liste.
  2. Ich schaffe es heute nicht, alle Unterlagen zu sichten und zu ordnen. Daher wandern alle Papiere erstmal nur in die ihnen zugedachte Mappe.
    Das Sortieren kommt auf die To-Do-Liste.
  3. Es gibt viele Telefon- und Gesprächsnotizen, die nicht im CRM-System erfasst sind. Das ist aber notwendig, um später den Projektverlauf nachvollziehen zu können und wichtige Verabredungen zu dokumentieren.
    Kommt ebenfalls auf die To-Do-Liste.

Dieser Part dauert 20 Minuten.

Schritt 4: Die Inbox leeren

Zuerst mal wird sie richtig gefüllt: Alle Papiere, CDs, Broschüren, Notizhefte, Visitenkarten etc., die auf dem Schreibtisch herumfliegen, kommen in die Inbox. Damit ist der Schreibtisch leer.

Alles in die Inbox

Der gesamte Inhalt der Inbox wird jetzt in Stapel sortiert:

  • laufende Projekte
  • abgeschlossene Projekte
  • Finanzbelege (Quittungen, Rechnungen, Kontoauszüge…)
  • Unterlagen zur Arbeitsorganisation (Zeiterfassungsbögen, Mind-Maps zu eigenen Marketing-Strategien usw.)
  • sonstige Ablage
  • Dinge, mit denen etwas getan werden muss (Informationen recherchieren, Unterlagen verschicken, Daten erfassen usw.)

Das ist erwartungsgemäß der größte Brocken und dauert eine knappe Stunde.

Der vorsortierte Inhalt der Inbox

Danach sitze ich da mit einem Dutzend Papierstapeln – und gönne mir erstmal eine Pause, bevor es weitergeht mit

Schritt 5: Ablage

Ich will schnelle Erfolgserlebnisse, deswegen fange ich mit den einfachen Stapeln an: Zuerst die Projekte, zu denen es bereits Mappen gibt. Wie gesagt, in diesem Schritt ordne ich nicht und hefte nicht ab, ich packe nur jedes Ding an seinen Ort, wo ich es wiederfinde. Wenn ich das nächste Mal an dem Projekt arbeite und die Mappe zur Hand nehme, gönne ich mir die paar Minuten und hefte den Kram schnell in der richtigen Reihenfolge ab.

Dann kommen die laufenden Projekte, für die es noch keine Mappen gibt: neue Mappen her, beschriften, Papiere rein und ab in den entsprechenden Stehsammler.

Papiere zur Arbeitsorganisation kommen vorübergehend in eine eigene Mappe und in den Sammler mit den eigenen Projekten – und ein Vermerk in die To-Do-Liste, diese Unterlagen zu sichten und abzuheften.

Stehsammler für Projektunterlagen

Für Finanzbelege gibt es im Büro eine eigene Inbox – die verirrten Papiere wandern dorthin.

Unterlagen von abgeschlossenen Projekten kommen in die entsprechenden Archiv-Ordne. Auch hier erspare ich mir eine Durchsicht, stattdessen kommt eine entsprechende Notiz in die To-Do-Liste.

Nach einer Viertelstunde ist nur noch der „schwierige“ Stapel übrig: Dinge, mit denen noch irgendetwas getan werden muss.

Schritt 6: To-Dos organisieren

Das ist das schwierigste Material beim Aufräumen: einen Platz zu finden für die Dinge, mit denen noch irgendetwas getan werden muss. Eine Visitenkarte, die ins Adressbuch übernommen werden muss. Eine Internetadresse, die als Bookmark gespeichert werden soll. Ein Artikel, den ich einscannen möchte.

Ich frage mich bei jedem Ding in dem Stapel: Was muss ich konkret mit Dir machen? Und sortiere es dann in eine von sechs Plastikhüllen:

  1. Daten erfassen
  2. Scannen
  3. Internet
  4. Kopieren
  5. Erledigen
  6. Platz finden

Dementsprechend kommen sechs Tasks auf die To-Do-Liste: Daten erfassen, Scannen usw.

Dieser letzte Stapel dauert noch einmal eine Viertelstunde, dann ist auch er in kleine Häppchen zerlegt und seine Abarbeitung im SYSTEM vorgemerkt. Die Hüllen wandern zurück in die Inbox, weil ich keinen besseren Platz habe.
Eine TO-DO-BOX wäre vielleicht gut.

Schritt 7: Schreibtisch putzen

Angesammelter Kleinkram, den ich nicht täglich brauche, wandert in eine Schachtel mit Büromaterial ins Regal – auf den Schreibtisch dürfen künftig nur noch ausgewählte Stücke.

Dann den Schreibtisch abgewischt, Inbox und Büromaterial wieder drauf und Voilà, ein ansprechender Arbeitsplatz!

Aufgeräumter Schreibtisch

Übrigens, die violette Mappe enthält meine Unterlagen zur Arbeitsorganisation, die ich jeden Tag verwende, deswegen darf sie als einzige immer auf dem Schreibtisch liegen…

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